お知らせ発信マニュアル

◆文書作成から発信依頼までの主な流れ

◆作業フロー
１．文書作成

「HPお知らせ文書の書き方」を参考にして、文書を作成します。

（１）件名

件名の最初に、誰に発信するのかを記載します。

例：【6年生保護者各位】卒業式に渡すメッセージカードの作成について

 
（２）本文

文書校正で気をつけることは以下の通りです。

２．本部チェック

★発信日10日前まで、休日にチェックできるよう週末をはさんで依頼
PTAで配付する全ての文書は会長の承諾が必要となるため、PTA本部に文書チェックを依頼します。

３．学校チェック　

※この作業は、以下いずれかの場合のみ必要となります。

ホームページ掲載とマメール発信のみで、学校を挟まない場合、学校チェックは必要ありませんので、
次の「ホームページ掲載依頼」にとんでください。
 
★発信日1週間前まで、平日を数日はさむよう依頼
教頭先生発信予定の文書をメールで送付、または直接持参して、内容を確認していただきます。

（１）メール送信時のフォーマット

①　メールアドレス

urawabessho-e@saitama-city.ed.jp

 
②　件名

【PTA＊＊委員会】＊＊＊＊資料確認のお願い

 
③　本文

教頭先生
 
＊＊委員の＊＊です。
＊＊に関する文書を作成しましたので、ご確認をお願いします。
修正点がありましたら、修正をお願いいたします。
 
返信期日：＊＊月＊＊日
添付ファイル：あり・なし
担当者：＊＊
連絡先（電話番号）：＊＊＊-＊＊＊＊-＊＊＊＊
 
◆タイトル

＊＊＊＊＊＊＊＊＊

◆本文：

　　　　＊＊＊＊＊＊＊＊＊

 
④　添付ファイル

上記以外にホームページに掲載したい資料（ファイル）があれば、メールに添付します（PDF、Word、Excel など）

 
⑤　メール発信後、教頭先生に「メールを送りました」と電話で連絡します。
 

（３）注意点

４．ホームページ掲載依頼

★発信日3日前まで、休日に作業できるよう週末をはさんで依頼
ホームページ委員に、文書のホームページ掲載を依頼します。
宛先のCCにPTA事務員のアドレスを追加します。

（１）メール送信時のフォーマット

①　メールアドレス

宛先：
CC：

 
②　件名

【PTA＊＊委員会】＊＊＊＊資料　ホームページ掲載のお願い

 
③　本文

ホームページ委員　各位
 
＊＊委員の＊＊です。
＊＊に関する文書を作成しましたので、ホームページへの掲載をお願いします。
 
発信日：＊＊月＊＊日
添付ファイル：あり・なし
担当者：＊＊
連絡先（電話番号）：＊＊＊-＊＊＊＊-＊＊＊＊

（本部確認日：＊＊月＊＊日、学校確認日：＊＊月＊＊日）

　　　　
◆タイトル

＊＊＊＊＊＊＊＊＊

◆本文：

＊＊＊＊＊＊＊＊＊

 
④　添付ファイル

上記以外にホームページに掲載したい資料（ファイル）があれば、メールに添付します（PDF、Word、Excel など）

５．マメール発信依頼

★発信日はPTA事務員の出勤日に限ります。
※ホームページ委員がホームページに文書を掲載したあと、PTA事務員にマメール発信を依頼します。
 この部分についてはホームページ委員が行いますので、対応不要です。